La razón más común para no cambiar un sistema contable no es el costo. Es el miedo a un cierre que no cuadre, a un estado financiero atrasado o a una auditoría con cifras que nadie puede explicar.
Ese miedo tiene fundamento, y también tiene solución: los cierres en paralelo.
Qué es un cierre en paralelo
Durante un período, la empresa registra sus operaciones en el sistema actual y en el nuevo. Al final del mes se cierra en los dos y se comparan las cifras. El sistema anterior sigue siendo el oficial hasta que los resultados coinciden.
Es más trabajo durante unas semanas, pero convierte un salto al vacío en una comprobación con evidencia.
Antes del primer cierre
- Migrar los saldos de apertura. Catálogo de cuentas, saldos contables, clientes, proveedores, artículos y existencias por lote.
- Comprobar la apertura. La balanza inicial del sistema nuevo debe ser idéntica a la del anterior, cuenta por cuenta.
- Definir responsables. Quién registra en cada sistema, quién compara y quién decide.
Qué se compara al cierre
| Cifra | Cómo se compara |
|---|---|
| Balanza de comprobación | Cuenta por cuenta, en las dos monedas |
| Inventario | Por artículo, por bodega y por lote, en cantidad y en valor |
| Costo de producción | Costo unitario de cada producto del mes |
| Bancos | Saldo de cada cuenta y su conciliación |
| Cuentas por cobrar y por pagar | Saldo por cliente y por proveedor |
| Estados financieros | Balance general y estado de resultados |
Las diferencias son información
Es normal que el primer cierre muestre diferencias. Lo importante es poder explicar cada una. Las más comunes son:
- Redondeos en cálculos de costo o de conversión de moneda.
- Tasa de cambio aplicada en fechas distintas.
- Criterios de costeo que el sistema anterior aplicaba sin que nadie lo recordara.
- Errores del registro manual que el sistema anterior arrastraba.
Un hallazgo frecuente: a veces la diferencia no es un error del sistema nuevo, sino un ajuste que se hacía a mano cada mes en el anterior. El cierre en paralelo lo saca a la luz y permite decidir si debe seguir haciéndose.
Cuándo apagar el sistema anterior
Recomendamos no apagarlo hasta que se cumplan tres condiciones:
- Al menos un cierre mensual completo coincide en todas las cifras de la tabla, o cada diferencia está explicada y aprobada.
- El equipo contable registra el mes sin ayuda externa.
- La gerencia recibió y revisó sus estados financieros desde el sistema nuevo.
Cómo lo hacemos en NACCSA
Los cierres en paralelo forman parte de cada implementación y están incluidos en su costo. La versión actual de NACCSA se comprobó de la misma forma: contra los cierres reales del sistema que reemplaza, en empresas tabacaleras de zona franca.