Muchas agroindustrias conocen su costo de producción del año. Pocas conocen el de cada mes. La diferencia parece un detalle contable hasta que se firma un contrato de venta con el número equivocado.
Un ejemplo con números
Imagine una planta que procesa un solo producto y lo vende a un comprador del exterior a US$ 5.00 por kilo. Estas son sus cifras de cuatro meses (los datos son de ejemplo):
| Mes | Kilos producidos | Costo total (US$) | Costo por kilo |
|---|---|---|---|
| Julio | 120,000 | 528,000 | 4.40 |
| Agosto | 95,000 | 446,500 | 4.70 |
| Septiembre | 60,000 | 318,000 | 5.30 |
| Octubre | 140,000 | 588,000 | 4.20 |
| Cuatro meses | 415,000 | 1,880,500 | 4.53 |
Con el promedio de los cuatro meses, US$ 4.53 por kilo, cada venta parece dejar 47 centavos de margen. Pero en septiembre, con menos volumen y los mismos gastos fijos de planta, cada kilo costó US$ 5.30. Todo lo que se vendió de ese mes al precio del contrato se vendió con pérdida.
El promedio no es incorrecto. Es incompleto: responde cuánto costó el año, no cuánto costó lo que usted está vendiendo hoy.
Por qué la hoja de cálculo llega tarde
En la mayoría de las empresas el costo se reconstruye en Excel al final del mes, o del trimestre, con información que viene de tres lados:
- Bodega sabe cuánta materia prima salió, pero no siempre a qué proceso.
- Producción sabe cuánto se produjo, pero no cuánto costó.
- Contabilidad sabe cuánto se gastó, pero no en qué producto.
Cruzar esas tres fuentes a mano toma días, depende de quien conoce las fórmulas y casi nunca se hace por lote. Para cuando el número está listo, las decisiones de precio ya se tomaron.
Cómo se calcula bien
El costo unitario de un mes se obtiene sumando lo que realmente consumió cada proceso y dividiéndolo entre lo que realmente se produjo:
Costo unitario del mes = (materia prima consumida + mano de obra directa + gastos del proceso) ÷ unidades producidas
Para valorar el inventario, cada artículo y cada lote se lleva al costo promedio real del mes: el valor del saldo inicial más las entradas del mes, dividido entre la cantidad del saldo inicial más las entradas. Así el costo de lo que se vende sale del mismo cálculo que valora lo que queda en bodega.
La clave es el registro, no la fórmula. La fórmula es sencilla. Lo difícil es tener el consumo real de cada proceso registrado a tiempo y conectado con la contabilidad. Eso es lo que una hoja de cálculo no puede garantizar.
Qué cambia cuando el costo es mensual
- La gerencia negocia precios con el costo del mes y no con el del año pasado.
- Los meses de bajo volumen se ven a tiempo y se pueden compensar con el precio o con la planificación.
- El consumo de materia prima por proceso deja ver dónde hay desperdicio.
- El contador cierra con el inventario valorado y conciliado, sin un asiento global de ajuste.
Cómo lo resuelve NACCSA
En NACCSA la materia prima entra a bodega por lote, cada proceso registra lo que consumió con una entrada de proceso y el sistema calcula el costo unitario al promedio real del mes. Ese costo llega a la factura y al estado de resultados sin volver a digitarse. Puede ver el detalle en el paquete Agroindustrial.